فرصة عمل كسكرتير إداري في مدينة بني ملال Secrétaire de direction
معلومات هامة عن الوظيفة، يُرجى قراءة التفاصيل بعناية.
سكرتير الإدارة هو الشخص المسؤول عن تقديم الدعم الإداري والتنظيمي للمدير أو المسؤول التنفيذي في المؤسسة. يشمل عمله تنظيم الجدول الزمني للمسؤول، تنسيق الاجتماعات والفعاليات، والإشراف على تسيير المراسلات الداخلية والخارجية. بالإضافة إلى ذلك، يكون السكرتير الإداري مسؤولًا عن استقبال الزوار والمكالمات الهاتفية وتحويلها إلى الأشخاص المعنيين. كما يتطلب عمله تجهيز الوثائق والتقارير المطلوبة، والقيام بمهام الأرشفة وحفظ الملفات بطريقة منظمة لضمان سهولة الوصول إليها.
من المهام الأساسية أيضًا متابعة الرسائل الإلكترونية وتوزيعها وفقًا للأولوية، وإعداد الدعوات للمناسبات والاجتماعات الرسمية. يحتاج السكرتير الإداري إلى مهارات تواصل قوية، سواء كانت شفهية أو كتابية، لضمان سلاسة التنسيق بين مختلف الأطراف في المؤسسة.
في بعض الأحيان، قد يتطلب العمل التنسيق مع أقسام مختلفة في المؤسسة لضمان سير العمل بانتظام، وقد يتطلب أيضًا القيام ببعض الأعمال المالية البسيطة مثل إعداد الفواتير أو متابعة المشتريات. يواجه السكرتير الإداري تحديات متعددة يوميًا، لذا يجب أن يكون لديه القدرة على إدارة الوقت بشكل فعّال والعمل تحت ضغط. هذا الدور يتطلب مستوى عالٍ من التنظيم والدقة، بالإضافة إلى السرية التامة في التعامل مع المعلومات الحساسة.
Offre d'emploi : Assistante de Direction - Beni Mellal
Secteur d'activité : Services fournis principalement aux entreprises
Référence de l'offre : BE210225988073
Description du Poste :
L'Assistante de Direction joue un rôle clé dans la gestion administrative et organisationnelle au sein de l'entreprise. Elle est responsable de l'accueil et de l'orientation des visiteurs, ainsi que de l'inscription des jeunes entrepreneurs. Elle assure également le bon déroulement des activités administratives et événementielles, tout en garantissant la fluidité de la circulation de l'information entre les différents partenaires et départements concernés.
Profil Recherché :
Formation : Bac +3, Bachelor en gestion, management ou communication.Compétences bureautiques : Maîtrise de PowerPoint, Excel, Access.
Langues : Français et Arabe, niveau bon requis pour communiquer efficacement dans les deux langues.
Expérience professionnelle : Minimum 5 ans d'expérience dans des projets similaires.
Compétences additionnelles : Bonne maîtrise des outils de communication participative et rédaction en arabe et en français.
Responsabilités :
Accueil et orientation des visiteurs : Accueillir les visiteurs et les diriger vers les personnes ou départements appropriés.Inscription des jeunes entrepreneurs : Prendre en charge l'inscription des jeunes entrepreneurs et veiller à leur bonne intégration dans le système de l'entreprise.
Gestion des activités administratives : Gérer toutes les tâches administratives liées à la direction, y compris la rédaction de documents, la gestion des agendas, et la coordination des réunions.
Organisation d'événements : Assurer l'organisation des événements internes et externes, en veillant à la bonne coordination et au respect des délais.
Circulation de l'information : Faciliter la communication et la circulation de l'information entre les différents partenaires et équipes, assurant une collaboration efficace.
Formation et Compétences Requises :
Formation : Bac +3 ou supérieur en gestion, management ou communication.Compétences techniques : Maîtrise des outils bureautiques tels que PowerPoint, Excel et Access.
Langue : Maîtrise du français et de l'arabe à l'oral et à l'écrit.
Job Offer: Executive Assistant - Beni Mellal
Sector: Services Provided Primarily to Businesses
Offer Reference: BE210225988073
Job Description:
The Executive Assistant plays a critical role in managing administrative and organizational tasks within the company. She is responsible for welcoming and directing visitors, as well as registering young entrepreneurs. The role also includes handling administrative activities, organizing events, and ensuring smooth communication and information flow between the different departments and partners involved.
Required Profile:
Education: Bac +3, Bachelor’s degree in management, business, or communication.Technical Skills: Proficiency in PowerPoint, Excel, Access.
Languages: Proficiency in both French and Arabic, good communication skills required in both languages.
Professional Experience: At least 5 years of experience in similar roles or projects.
Additional Skills: Good command of participative communication tools and strong writing skills in both Arabic and French.
Responsibilities:
Welcoming and Directing Visitors: Greet visitors and direct them to the appropriate people or departments.Registration of Young Entrepreneurs: Handle the registration of young entrepreneurs and ensure their smooth integration into the company system.
Administrative Management: Manage all administrative tasks related to the direction, including writing documents, managing calendars, and coordinating meetings.
Event Organization: Ensure the organization of both internal and external events, ensuring effective coordination and adherence to deadlines.
Information Flow: Facilitate communication and the flow of information between various partners and teams, ensuring effective collaboration.
Required Education and Skills:
Education: Bac +3 or higher in management, business, or communication.Technical Skills: Proficiency in office tools such as PowerPoint, Excel, and Access.
Language Skills: Proficiency in both French and Arabic, both written and spoken.
نوع العقد: CDD
مكان العمل: بني ملال
وظيفة: مساعدة إدارية - بني ملال
القطاع: الخدمات المقدمة بشكل رئيسي للشركات
رقم العرض: BE210225988073
وصف الوظيفة:
تلعب مساعدة الإدارة دورًا حيويًا في إدارة الأنشطة الإدارية والتنظيمية داخل المؤسسة. هي مسؤولة عن استقبال الزوار وتوجيههم، بالإضافة إلى تسجيل رواد الأعمال الشباب. تشمل مهامها أيضًا ضمان سير الأعمال الإدارية وتنظيم الفعاليات، مع ضمان تدفق المعلومات بشكل سلس بين الأطراف المختلفة المعنية.
الملف الشخصي المطلوب:
- التعليم: بكالوريوس + 3 في الإدارة أو إدارة الأعمال أو الاتصال.
- المهارات التقنية: إتقان PowerPoint و Excel و Access.
- اللغات: إتقان اللغة الفرنسية والعربية، مع القدرة على التواصل الجيد في اللغتين.
- الخبرة المهنية: 5 سنوات من الخبرة في مشاريع مشابهة.
- المهارات الإضافية: إتقان أدوات الاتصال التشاركي والقدرة على الكتابة باللغتين العربية والفرنسية.
المسؤوليات:
- استقبال الزوار وتوجيههم: استقبال الزوار وتوجيههم إلى الأشخاص أو الأقسام المناسبة.
- تسجيل رواد الأعمال الشباب: التعامل مع تسجيل رواد الأعمال الشباب وضمان تكاملهم بسلاسة في نظام الشركة.
- إدارة الأنشطة الإدارية: إدارة جميع المهام الإدارية المتعلقة بالإدارة، بما في ذلك كتابة الوثائق، إدارة الجداول الزمنية، وتنسيق الاجتماعات.
- تنظيم الفعاليات: ضمان تنظيم الفعاليات الداخلية والخارجية، مع ضمان التنسيق الجيد والالتزام بالمواعيد النهائية.
- تدفق المعلومات: تسهيل الاتصال وتدفق المعلومات بين الأطراف المختلفة والفرق لضمان التعاون الفعال.
التعليم والمهارات المطلوبة:
- التعليم: بكالوريوس + 3 أو أعلى في الإدارة أو إدارة الأعمال أو الاتصال.
- المهارات التقنية: إتقان أدوات المكتب مثل PowerPoint و Excel و Access.
- المهارات اللغوية: إتقان اللغة الفرنسية والعربية كتابةً وشفهياً.